El almacenamiento de documentos es una preocupación tanto para particulares como para empresas. Sobre todo, si estamos hablando de documentación importante o confidencial.

Ya sea por razones de espacio, seguridad o simplemente para mantener tus archivos organizados, un trastero es una solución más que viable para mantener toda esta documentación a salvo, bien resguardada y evitando que ocupe un espacio vital en tu negocio o vivienda. 

De hecho, en BeBox no son pocas las empresas que recurren a nuestros trasteros profesionales para asegurar la salvaguarda del histórico de su documentación. 

El almacenamiento de documentos importantes en trasteros es una cuestión que afecta, principalmente (aunque no únicamente) a empresas de todo signo. La humedad o el calor pueden afectarles gravemente, y es conveniente tomar una serie de medidas especiales

Sin embargo, para garantizar que tus documentos se mantengan en buen estado, es fundamental que sepas cómo protegerlos de la forma más adecuada. En este artículo, volcamos toda nuestra experiencia con empresas para proporcionarte una serie de consejos que te ayudarán a saber cómo proteger tus documentos importantes en un trastero: 

Cómo conservar documentos de papel en tu trastero

La documentación en papel es muy vulnerable a factores ambientales como la humedad y el calor. Y por eso mismo conviene darles un tratamiento adecuado. Para lograrlo, aquí te dejamos algunas pautas para conservar tus documentos de papel en un trastero de forma segura:

• Utiliza cajas de archivo resistentes: almacenar tus documentos en cajas de archivo de alta calidad es esencial. Cajas diseñadas para resistir la humedad y proteger su contenido. De hecho, en nuestra opinión las mejores son aquellas que están fabricadas de metal.

• Utiliza cajas con cierre hermético: las cajas de archivo con cierre hermético ofrecen una capa adicional de protección contra la humedad, pero también contra el polvo. Si te aseguras de que están bien selladas, su contenido permanecerá a salvo durante meses y meses. 

• • Emplea carpetas de plástico: si necesitas mantener tus documentos en carpetas, opta por las de plástico. Estas son más resistentes a la humedad que las típicas carpetas de cartón.

• Evita el contacto con el suelo: coloca tus cajas o carpetas en estantes para evitar que entren en contacto directo con el suelo del trastero, ya que este puede ser fuente de humedad (sobre todo, en el caso de los típicos trasteros para particulares que hay en los bloques de vivienda: sus suelos, habitualmente de hormigón, no están preparados para repeler la humedad).

• Desecantes: coloca bolsitas de gel de sílice o desecantes en las cajas o distribuidos a lo largo de los estantes para absorber la humedad del aire. Cambia estas bolsitas de forma regular para asegurar que éstas sigan cumpliendo su cometido.
• Control de la humedad: si el trastero tiene problemas de humedad, considera utilizar sistemas de control para mantenerla a raya. Los deshumidificadores son claro ejemplo de ello.

Cómo almacenar tus libros en un trastero

Al igual que con la documentación en papel, los libros pueden ser vulnerables a la humedad y al calor. Y, dado que son un elemento bastante común en trasteros de todo tipo, creemos conveniente dedicarle su propio apartado.

En primer lugar, y de nuevo, unos estantes resistentes para mantener los libros alejados del suelo serán tu mejor aliado para evitar que estos absorban la humedad que tiende a generarse en este tipo de superficies. Asegúrate de que los estantes estén nivelados y bien anclados (para evitar caídas y, sobre todo, accidentes). 

Almacena los libros en posición vertical, tal y como lo harías en una biblioteca; ya que al apilarlos horizontalmente las tapas y las páginas podrían dañarse con el roce. Situación que, desde luego, no queremos que ocurra.

Además, es importante utilizar desecantes o sistemas de control de humedad para proteger tus libros de ésta. Al igual que harías con el suelo, evita el contacto directo con las paredes para garantizar la conservación óptima de tus libros almacenados en tu trastero.

Cómo organizar la información de tu empresa en un trastero

Si eres una empresa y necesitas almacenar documentos y archivos importantes en un trastero, la organización es clave. Aquí tienes algunos consejos para organizar documentos de forma segura en el trastero:

• Inventario detallado: crea un inventario de todos los documentos almacenados, incluyendo fechas y descripciones. Este control te facilitará la recuperación de documentos cuando los necesites. Te recomendamos echarle un vistazo a este artículo sobre cómo crear un inventario eficiente para tu trastero. Te será de gran ayuda. 

• Categorización: organiza tus documentos en categorías lógicas (por temática, orden cronológico, por departamentos, etc.). Puedes utilizar cajas o estantes etiquetados para identificar fácilmente el contenido de cada espacio.
• Acceso controlado: limita el acceso al trastero a personal autorizado. Considera el uso de cajas con llave o sistemas de seguridad adicionales si es necesario para proteger la información más confidencial (sobre todo, aquella correspondiente a terceros, como clientes o empleados). 

Seguridad en un trastero para documentos 

Independientemente de si eres un particular o una empresa, la seguridad es esencial a la hora de almacenar documentos importantes en un trastero. Aquí tienes algunas medidas para garantizar su seguridad (y, con ella, la de tu negocio, empleados, clientes y proveedores):

• • Cajas con llave para guardar documentos: utiliza cajas de archivo con cierre seguro y, si es necesario, agrega candados adicionales.

• Guardamuebles para documentación: si tienes una gran cantidad de documentos importantes, considera el uso de un armario o mueble con cerradura dentro del trastero. Estos estantes suelen ser de metal, lo que proporcionará una mejor conservación del contenido. 

• Sistemas de seguridad: si almacenas documentos extremadamente sensibles, considera la instalación de sistemas de seguridad, como cámaras o alarmas.

Tan relevante es este punto, que en BeBox disponemos de sofisticados sistemas de vigilancia y alarma en cada uno de los trasteros, los cuales se encuentran conectados a su vez con centrales de alarma y la propia policía.

Proteger tus documentos importantes en un trastero es fundamental para garantizar que se mantengan en buen estado y seguros. Si sigues estas pautas, minimizarás los riesgos asociados con la humedad y el calor, así como con la seguridad.

Eso, o también puedes optar por trasteros diseñados para empresas y profesionales. Trasteros equipados con todos los servicios y medidas de seguridad para asegurar la salvaguarda de tu documentación más importante. Incluso con aparcamiento siempre disponible para que puedas recogerlos en cualquier momento. 

Nosotros nos preocuparemos de protegerlos para que tú puedas dedicarte a lo más importante: el crecimiento de tu negocio.